تعلن هيئة التأمين عبر موقعها الرسمي (بوابة التوظيف) عن توفر وظائف شاغرة لحملة الدبلوم بمسمى (سكرتير تنفيذي) للعمل في (الرياض)، وذلك وفقاً للتفاصيل والشروط الآتية.
المسمى الوظيفي:
- سكرتير تنفيذي.
– دبلوم إدارة مكتبية أو دبلوم سكرتير تنفيذي، أو مجال ذي صلة
المسؤوليات الرئيسية:
- التنسيق والتواصل بشكل استباقي مع أصحاب المصلحة الداخليين.
- جمع وإدخال البيانات والتحديث بشكل مستمر لقاعدة البيانات للتتبع وإعداد التقارير.
- تصعيد المشاكل المعقدة لضمان إغلاق أي مسألة بكفاءة وفي الوقت المناسب.
- مساعدة أعضاء الفريق وتوفير المدخلات لضمان اكتمال المشاريع والمهام في الوقت المحدد.
- تحديث قاعدة البيانات بجميع أسماء وأرقام الهواتف الخارجية والداخلية المطلوبة بصورة مستمرة من أجل التتبع والرجوع إليها عند الحاجة.
- الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات حسب المعايير.
- تلقي وتوجيه وترحيل رسائل الفاكس إلى أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
- الرد على الاستفسارات والإجابة على الأسئلة داخل الإدارة في الوقت المناسب.
- تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع مقدمي الخدمات لدعم العمليات المطلوبة.
- المشاركة في تنسيق خدمات السفر الخاصة بالعمل (التأشيرات، التذاكر، والإقامة) بالتعاون مع الموارد البشرية وضمان الفعالية من حيث التكلفة.
- تنظيم وفرز البريد ومعلومات الوثيقة في سجلات لتتبع وأرشفتها في مرحلة لاحقة.
- الترحيب بالضيوف والزوار وفقًا للبروتوكولات المعمول بها ومرافقتهم إلى الغرفة المخصصة.
- إعداد الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات حسب التوجيهات باللغتين العربية والإنجليزية.
- تنظيم جداول المواعيد وتقاويم الفعاليات والخطة الأسبوعية.
- تنسيق توافر ونظافة مرافق الاجتماعات.
- حضور الاجتماعات عند الحاجة ووضع محاضر الاجتماعات ومتابعة القرارات المتخذة.
المهارات:
- المعرفة بقوانين وسياسات ولوائح قطاع التأمين
- إعداد التقارير
- إدارة العلاقات
- مهارات التواصل
- أدوات الإنتاجية المكتبية
هنا رابط التقديم:
– التقديم متاح الان وذلك عبر الموقع الرسمي لهيئة التأمين: اضغط هنا